| Proje Yönetimi Bilgi Teknolojileri projelerinin başarılı olması için en önemli faktörlerden birinin projenin iyi yönetilmesi olduğu yadsınamaz bir gerçek, fakat nasıl yönetmeli? BT projelerinin özeline inmeden önce, Proje Yönetimine genel bir bakış açısıyla bakmak ve izlenecek yol konusunda PMI tanımlarını incelemekte fayda var : PMI ( Project Management Institute ) 1969 yılında Amerika da kurulmuş olan PMI bugün 100.000 den fazla üyesi olan ve Proje Yönetimi eğitimi ve sertifikası veren bir kuruluştur. PMI tarafından geliştirilen rehber PMBOK ( A Guide to the Project Management Body Of Knowledge ) bugün konusunda ANSI ve IEEE tarafından standart olarak kabul edilmekte ve bir çok sektörde proje yönetimi referans başvuru kitaplarından biri olarak kullanılmaktadır. PMBOK ta Proje Yönetimi şöyle tanımlanır : Bir projenin gereksinimlerini karşılamak üzere bilgi, beceri, araç ve tekniklerin tüm aktivitelere uygulanması. Proje Yönetimi bilgi ve pratikleri 5 süreç grubu ve 9 bilgi alanı ile tanımlanmıştır : Süreç Grupları: - Başlatma
Yeni bir proje gerekliliğinin ortaya çıkması ve başlangıcının onaylanması ile bu süreç başlar. Projenin tanımı yapılır ve onaylanır. - Planlama
Proje yönetiminin en önemli sürecidir. Proje hedeflerinin gerçekleştirilmesi için gerekli adımlar tanımlanır. - Yürütme
Planı gerçekleştirmek üzere insan kaynağı ve diğer tüm kaynaklar sağlanır, koordine edilir ve proje aktiviteleri gerçekleştirilir. - Kontrol
Düzenli olarak projenin gelişimi izlenir ve ölçülür, gerekli olduğu durumlarda düzeltici faaliyetler planlanır. - Kapanış
Projenin kabulü yapılır ve kapanışı duyurulur. Yukarıdaki süreçlerin zamanlaması birbirinden keskin noktalarla ayrılmaz, çakıştığı zamanlar olur. Planlama, Yürütme ve Kontrol arasında ise kapanışa kadar devam eden döngüsel bir akış vardır. Bilgi Alanları : 1-Bütünleştirme yönetimi : Proje ögelerinin eşgüdümünü (koordinasyon) sağlayan süreçler tanımlanır. - Proje planlama,
- Planın yürütülmesi
- Değişim denetimi
...yöntemleri uygulanır. 2-Kapsam yönetimi : Projenin başarı ile sonuçlandırılması için gereken tüm işlemlerin projede yer alması sağlanır. - Başlatma
- Kapsam tanımı
- Kapsam planlaması
- Kapsamın doğrulanması
- Kapsam değişikliği denetimi
...yöntemleri uygulanır. 3-Zaman yönetimi : Projenin zamanında bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. - Yapılacak işlerin tanımı
- Sıralanması
- Sürelerinin tahmini
- Zaman çizelgesinin geliştirilmesi
- Zaman çizelgesinin denetimi
...yöntemleri uygulanır. 4-Maliyet yönetimi : Projenin hedeflenen ve onaylanmış olan bütçesi ile bitirilmesini sağlayacak süreçler tanımlanır. - Kaynak planlama
- Maliyet tahmini
- Maliyet bütçesi
- Maliyet değişiklik denetimi
...yöntemleri uygulanır. 5-Kalite yönetimi : Projenin gereksinimlerinin karşılamasını sağlayacak süreçler tanımlanır. - Kalite planlama
- Kalite güvence
- Kalite denetimi
...yöntemleri uygulanır. 6-İnsan kaynakları yönetimi : Proje ile ilgili işgücünün daha etkin kullanımına yönelik süreçler tanımlanır. - Örgütsel planlama
- Kadro kurma
- Takım oluşturma
...yöntemleri uygulanır. 7-İletişim yönetimi : Proje bilgilerinin zamanında ve uygun biçimde üretilmesi, derlenmesi, dağıtılması, saklanması ve düzenlenmesi süreçlerini tanımlar. - İletişim planlama
- Bilgi dağıtımı
- Performans raporlama
...yöntemleri uygulanır. 8-Risk yönetimi : Proje risklerinin belirlenmesi, analiz edilmesi ve çözümlerin uygulanmasına yönelik süreçler tanımlanır. - Risk tanımlama
- Risk boyutu belirleme
- Riske karşı planlama
- Risk azaltıcı denetim
...yöntemleri uygulanır. 9-Satın alma yönetimi : Proje için gerekecek ürün ve hizmetlerin dışarıdan alınması süreçlerini tanımlar. · Satın almanın planlanması - Talep planlama
- Talepte bulunma
- Firmanın seçimi
- Sözleşme yönetimi
- Sözleşmenin imzalanması
...yöntemleri uygulanır. PMI tanımları tüm sektörlere olduğu gibi BT projelerine de uygulanabilecek bir çerçeve çizmekte ve etkili proje yönetimi için nelerin yapılması gerektiğini ortaya koymaktadır. Bunun yanında sadece BT alanına yönelik hazırlanmış ve bu alandaki disiplin ve pratikleri yol gösterici olarak sunan proje yönetim metodolojileri mevcuttur, örnek olarak PRINCE, CMMI, SPICE verilebilir. Metodoloji kullanmanın yol gösterici niteliği dışındaki bazı faydaları şöyle özetlenebilir : - Projenin başarısız olma riskinin önlenmesi
- Etkinlik ve verimliliğin artması
- Kalitenin artması
- İletişimin düzenlenmesi
- Etkin proje yönetiminin standart hale gelmesi, böylece kişilerden bağımsız ve tekrarlanabilir olması.
Burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta organizasyona ve projeye en uygun metodolojinin seçilmesidir. Bu konuya gelecek yazımızda değinilecektir. Proje Yönetim Metodolojisi Nedir ? Eğer bir projenin başı ve sonu varsa (ki vardır) bu projenin yaşam döngüsü nasıl yönetilir? Etkili ve çalışan bir proje yönetimi için metodolojilerin görevlere ve organizasyona uygun olması gerekir. Küçük bir organizasyondaki basit projeler için üzerinde anlaşılmış kilometre taşları, birkaç kontrol listesi ve projeyi yürütecek birkaç kişi yeterli olur. Büyük bir organizasyondaki büyük projeler için ise projeyi kurup çalıştırmak, ilerlemesini takip etmek, problemlerini çözmek, sonuçta ortaya çıkacak ürüne ulaşmak ve projeyi kapatmak için daha yapısal bir yaklaşıma ihtiyaç vardır. Metodolojiyi anlamak için projenin yaşam döngüsüne bakmamız gerekir. Detaylı bir yaşam döngüsü organizasyonun ve projenin büyüklüğüne ve tipine bağlıdır ve bunlar birbirine benzer unsurlardır. Metodoloji Kategorileri Proje yönetiminde (özellikle yazılım projelerinde) kullanılan metodoloji kategorilerini dört gruba ayırmak mümkündür: 1.Yaz (Kodla) ve Düzelt: Bu yaklaşım genellikle kaotik ve düzensiz ve plansızdır veya planlandıkları zaman kolayca bozulabilirler. Tahminler, zamanlamalar yapılmasa bile pratikte çok az gerçekleşirler. 2.Sıralı ve Düzenli: Proje ekibinin az ya da çok sıralı bir şekilde işleri takip ettiği iyi tanımlanmış ve detaylı prosedürlerin tanımlandığı projeler bu kategoride yer alır. İhtiyaçların analizi yapılır, gözden geçirilir ve onaylanır. Tasarım tanımlanır, gözden geçirilir ve onaylanır. Ve bu şekilde devam eder. Aşamalar arasında geribildirim yer alır. Geribildirimler de aynı şekilde önceden belirlenmiş prosedürler tarafından sağlanır ve değişiklikler gözden geçirilerek onaylanır. Bu tip projelerde ilerlemeler belirli periyotlarda meydana gelen artışlar gibi düşünülebilir. 3.İterasyonlu ve Düzenli: Bu kategorideki süreçler iyi tanımlanmış geliştiricilerin iteratif olarak uygulaması beklenilen ve çoğunlukla detaylı prosedürleri içerir. Örneğin, başlangıçta detaylı olarak belirlenen gereklilikler sonradan ihtiyaç oldukça tanımlanabilir. Sistemin küçük bir parçası başlangıçta ortaya çıkarılır ve sonradan kısa aralıklarla yayınlanan versiyonlarla geliştirilir Rasyonel Bütünleştirme Süreci (Rational Unified Process-RUP) (Kruchten 2000) ve Kurumsal Bütünleştirme Süreci (Enterprise Unified Process (EUP)) (Ambler 2001b) bu tür süreçlere örnektir. Rational Unified Process (RUP) çapraz- fonksiyonel projelerle çok iyi çalışır. RUP en iyi altı uygulama içerir: - Gereksinimlerin yönetimi,
- Yazılım değişikliklerinin kontrolü,
- Tekrarlamalı yazılım geliştirme,
- Bileşen temelli mimari kullanma,
- Görsel modelleme yapma,
- Kaliteyi test etme.
RUP, bir süreç üst yapısıdır ve hem geleneksel hem de hafif biçimde kullanılabilir; esnektir. Aslında yazılım projelerinin yönetimi için geliştirilmesine rağmen esnek tasarımı RUP modelini büyük e-İş dönüşüm projeleri için uygulanabilir kılar. 4.Agile: Agile, projelerde insan odaklı bir yaklaşımı içerir. İnsanların değişime etkin bir şekilde karşılık vermesini sağlar. Bu da bu projeden fayda sağlayacak olanların ihtiyaçlarını karşılayabilen çalışma ortamlarının yaratılmasına imkan verir. Bu kategoride süreçler üst düzeyde tanımlanır. Genellikle sinerjik çözümler veya felsefeler olarak sunulur. Özelliğe Dayalı Geliştirme Modeli (Feature Driven Development) (Palmer and Felsing 2002) ve XP Metodolojisi bu kategorideki süreçlere birer örnektir. Feature Driven Development (FDD) modelce yönlendirilen kısa tekrarlamalı bir yazılım geliştirme sürecidir. FDD, 5 süreci içerir: - Bütünüyle bir modeli geliştirme,
- Özellik listesini oluşturma,
- Özelliklerin planı,
- Özellikleri tasarlama,
- Özellikleri gerçekleştirme,
FDD işlevlerinin basitliğinin bir yararlı özelliği, yeni elemanların kolaylıkla ekibe katılabilmesidir. Bu yöntem, sık ve dikkate değer sonuçlar üretir. İlave olarak, FDD planlama stratejilerini içerir ve hatasız bir ilerleme izleme sağlar. XP Metodoloji; “Hafif” metodolojilerden en iyi bilinendir. XP, küçük, aynı yerde yerleşik takımlarda çok iyi çalışır. XP’nin temel uygulaması, tekrarlama içeren hızlı uygulama geliştirme (Rapid aplication development) metodlara benzer. Bu iki haftalık dilimleri, sık güncellemeleri, teknik özellikleri ve işin bölünmesini içerir. XP metodolojinin 4 anahtarı vardır: - İletişim
- Geri Bildirim
- Basitleştirme
- Cesaret
XP ile diğer metodolojiler arasında gözlenen fark onun testlerdeki gücüdür. Test bütün geliştirmelerde temel noktadır. XP Programcıları yazılım kodu geliştirirken test programları da yazmak zorundadır. XP, küçük geliştirme ekiplerinin, çabuk ürün verme ve değişimleri için tasarlanmıştır. XP küçük ve aynı yerdeki geliştirme ekbinin günümüzün hızlı geliştirme ortamında etkin biçimde çalışmasını sağlayacak minumum uygulama kümesi sunar. Herbir metodoloji farklı bir düşünce kümesine karşılık gelir. Yaz ve Düzelt metodu kovboylar gibi az bir rehberlik ile bağımsız çalışmayı tercih eden geliştiricilere hitabeder. Bazen bu yöntemle iyi çalışmalar yapılsa bile gerçekte çoğunlukla ekip çalışmasına uygun değildir başarı oranı düşüktür. Sıralı ve Düzenli metodu, anlaşılması ve yönetimi basit bir yaklaşım arayan yöneticiler için uygundur. Özellikle sıkı düzenlemelerin ve bürokrasinin yoğun olduğu sektörlerde kullanılır. İterasyonlu ve Düzenli metodu ise bürokrasiye dayanıksız fakat risklere de açık süreçlerde kullanılır. İterasyonlu süreç geliştirme riskleri azaltır fakat yönetimi zordur. Agile ise nispeten daha yeni bir yaklaşımdır. Metodolojilerin Karşılaştırmalı Tablosu | Metot | Açıklama | Ne Zaman Kullanılır? | Modelleme Öncelikleri | | Veri merkezli yaklaşım | 1970 ler ve1980 lerde yapısal metodolojilerin ortaya çıkmasıyla yaygınlaşmıştır. Bu yaklaşım tipik olarak düzenli ve sıralıdır. | Veri Ambarı geliştirilmesi. Basit “CRUD” (Create Read Update Delete) iş uygulamalarının geliştirilmesi. | Kavramsal veri modeli Mantıksal veri modeli Yükleme mimarisi Fiziksel veri modeli | | Dynamic System Development Method (DSDM) | ISO 9001 sertifikası almış bir Agile metodolojisidir. Pek çok açıdan 1980’lern Hızlı Uygulama Geliştirme (Rapid Application Development -RAD) metodolojilerinin biçimselleşmesi olarak ele alınabilir. | Kullanıcı arabirimi yoğun olan sistemler. Karmaşık iş uygulamaları. | Fonksiyonel prototip Tasarım prototipi | | Enterprise Unified Process (EUP) | Yazılım tabanlı sistemlerin geliştirme, operasyon ve sonlandırılmasını da içeren 7 aşamalı düzenli bir süreçtir. Geliştirme çabaları iterasyonlu artışlıdır. Kurumsal mimariyi, tekrar kullanım yönetimi, portföy yönetimi ve insan yönetimi aktivitelerini içeren çoklu bir sistem vizyonu vardır. | RUP kullanan takımlar da dahil olmak üzere, proje portföylerini yönetmek gerektiğinde. RUP projelerinde başarılı olup şimdi de tüm istem yaşamdöngüsünü ele almak istediğinizde. | Kurumsal model Kurumsal küme mimari modeli. Kurumsal teknik mimari modeli. Proje-düzeyi oluşumları | | Extreme Programming (XP) | Yazılımı kurmak için gerekli kritik aktivitelere odaklanan Agile tarzı geliştime metodolojisi. | Küçük, birlikte çalışan proje takımları (4-10 kişi). Gereklilikler belirsizdir. Proje tarafları arasında (potansiyel olarak) iyi ilişkiler bulunur. | Kullanıcı hikayeleri Yapısal metafor/strateji | | Feature-Driven Development (FDD) | Belirgin modelleme aktivitelerini içeren ve kısa iterasyonlara dayanan bir agile geliştirme metodolojisi. | Küçük, birlikte çalışan proje takımları (4-10 kişi). Gereklilikler belirsizdir. Takım, modelleme bazlı bir yaklaşımı tercih eder. | Küme sınıf/nesne modeli Özellikler UML sekans diagramları Detaylı UML sınıf diyagramları | | ICONIX | RUP un iyileştirilmesi veya kendi başına bir agile metodu olarak kabul edilebilen medelleme temelli, basit metodoloji. | Küçükten orta büyüklüğe kadar, birlikte çalışan proje takımları (4-20 kişi) İş Uygulamaları Geliştirme. | Durum modeli kullanır. UML sekans diagramları Detaylı UML sınıf diyagramları | | IEEE 12207 | Yazılım tabanlı sistemlerin Geliştirme, operasyon ve sonlandırılmasını da içeren çok aşamalı bir süreçtir. | Orta büyüklükten Büyük ölçeğe kadar, birlikte çalışan proje takımları (20den fazla kişi) Bu yaklaşımın devlet gibi kurumlar tarafından zorunlu tutulması durumlarında. | Mantıksal Veri Modeli Mantıksal Süreç modeli Fiziksel Veri modeli Fiziksel Süreç modeli | | Rational Unified Process (RUP) | İterasyonlu ve artışlıolan düzenli ve dört aşamalı yazılım geliştirme sürecidir. | Orta büyüklükten Büyük ölçeğe kadar, birlikte çalışan proje takımları (20den fazla kişi) | Sistem mimari modeli Sekans Diyagramları UML sınıf modeli Fiziksel Veri Modeli | Bt Projeleri Neden Başarısız Olur ? Bilgi Teknolojileri projeleri genellikle hedeflenen tarihlerde tamamlanamaz, bütçesini aşar, istenen nitelikte değildir ve hedeflerine ulaşamaz. Bunun en önemli nedeni bütçe ve insan kaynağı kısıtından çok, başarılı bir proje yönetiminin yapılmamış olmasıdır. Teknoloji, projelerin başarısızlığı için tek başına etkili bir faktör bile olabilir ancak listenin en üstündeki faktör değil. Bilgi teknolojileri ile iş gereklerinin başarılı bir noktada birleştirilebilmesi için en iyi yapılması gerekenlerin başında proje yönetimi geliyor. Teknoloji projelerin karmaşıklığını da arttıran bir faktör, karmaşıklığın kaynağı ise teknolojinin kendisinden çok ilgili insan kaynağı ve süreçlerden kaynaklanıyor. Bilgi teknolojileri ve iş süreçleri arasında uzlaşma, iletişim ve sorumluluklar noktalarındaki bağlantıların son derece güçlü tutulması gerekir. Gartner Institute’un BT sektörü araştırmasına göre: BT projelerinin %74’ü başarısız ya da maliyet/zaman hedeflerini aşıyor. BT projelerinin %51’i bütçesini %200 oranında aşıyor ve hedeflenen özelliklerin %75’ini karşılayabiliyor. Standish grubun 2000 yılında gerçekleştirdiği bir araştırmaya (Chaos in the new Millenium 2000) göre yazılım projelerinin başarıya ulaşma oranı %28 olarak veriliyor. Diğerleri ya başarısız (%23) ya da zorlanmış (%49) projelerdir. Aynı araştırma yazılım projeleri özelinde de proje maliyetlerinin tahmin edilenin üzerinde olduğu veya zaman aşımı olduğu ya da niteliklerin istenilene tam uygun olmadığını gösteriyor. Gartner Group’un (Technowledge SM 99 Presentation) yapmış olduğu bir araştırmaya göre BT projelerinin %70’i beklenen faydayı sağlamıyor. Gartner Institute’un 2001 BT sektörü araştırmasına göre: Amerika’da her yıl başarısız BT projeleri için 75 milyar dolar harcanıyor ve BT projelerinin başarısız olmasının en önemli nedeni, projelerin kötü yönetilmesi. Ülkemizde de, süreç standartlarının/modellerinin referans alındığını, proje yönetiminin yeterince araç desteği ile yapıldığını, bu konuda eğitim eksikliği olmadığını, organizasyonlardaki uzmanlık alanlarının çeşitlendirilmesi konularında sorun olmadığını, projelerin profesyonel bir şekilde planlanıp yönetildiğini söylemek ne kadar mümkün tartışmaya açıktır. Projelerde başarısızlık genellikle birbirini etkileyen birçok nedenden ortaya çıkıyor. Nedenler arasında: deneyimsiz proje yöneticisi ve yetersiz eğitimler, beklentileri belirleme ve yönetmedeki başarısızlıklar, zayıf liderlik, gereksinimleri gerektiği şekilde belirlemek/dokümante etmek ve yönetmekten kaçınmak, planlama sürecinin ve yapılan planların zayıf/yetersiz olması, kaynak tahminlerinin zayıflığı, kültürel ve etik zaaflar, proje ekibinin alan bilgisi eksikliği, alanın gerekleri konusunda fikir sahibi olmaması, hatalı metodlar ve metodoloji kullanılmaması, iletişim eksikliği/sorunları ve proje gelişiminin paylaşım ve raporlanmasındaki eksikler sayılabilir. Projelerin başarısında, proje yöneticisinin iletişim, liderlik, motivasyon, organizasyonel yetenekler, planlama yeteneği ve ekip kurma becerisi de önemli rol oynamakla birlikte proje başarısını kişisel beceri/farklılıklardan en az etkilenecek düzeyde tutabilmek için yapılması gereken, projelerin yönetiminde bir metodoloji uygulanması olarak ortaya çıkıyor. Diğer taraftan proje ekibinin büyüklüğü, en son teknolojinin kullanılma eğilimi, yazılım projelerinde metodoloji kullanılmaması, proje yönetim metodolojisi kullanılmaması, süreç yaklaşımının olmaması da başarısızlık nedenleri arasına eklenirse proje yönetiminde bir başka boyut ortaya çıkacaktır. Yapılan araştırma sonuçları değerlendirildiğinde başarılı BT projelerinin süresinin 1 yılı aşmadığı görülmektedir. Bütün bu nedenler projenin risklerine işaret ediyor. Projelerde risklerin artıyor olması, proje yönetim ihtiyacını arttırır, projenin daha iyi yönetilmesi gereğini ortaya koyar. Proje Risklerinin Yönetimi 2001 yılının 2. çeyreğinde bir araştırma grubu tarafından gerçekleştirilen dünya çapında Xerox, Motorola, Nasa gibi kuruluşların da arasında yer aldığı 268 yazılım firması üzerinde yapılan “Risk Yönetimi” uygulamaları konusundaki bir araştırmanın sonuçlarına göre; katılımcı firmaların %97’sinde riskleri tanımlamak ve değerlendirmek için prosedürler var, %80’inde problemler tahmin ediliyor ve önlem alınıyor, %60’ında sürprizler önleniyor. Katılan kuruluşların %64’ünde proje yönetimi ofisi var, %68 oranında proje yönetim süreçleri tanımlı, %70 oranında yazılım geliştirme süreçleri tanımlı. Araştırma sonuçları; proje yönetiminde (projenin riskleri, kalitesi ve altyüklenicilerini de içine alacak şekilde) standartlaşma ve evrensel metodların kullanımı gereğini, net olarak ortaya koyuyor. Burada birinci boyutta bilgi teknolojisi firmalarının konuya gereken önemi vermesi ve gerekli kaynağı sağlayarak projeleri tanımlı metod/standartlar ile dünya standartlarında yönetmesi gerekliliği görülüyor. İkinci boyutta ise alım yapan firmaların/tedarik makamının bilgi ve bilinç düzeylerinin yükseltilerek, proje yönetimi konusundaki beklentilerinin belirlenmesi ve BT firması seçiminde, doğru tercihleri yapabilmelerine olanak sağlanması gerekliliği yer alıyor. Kaynaklar Agile Modeling, http://www.agilemodeling.com/ www.agiledata.org: Different Projects Require Different Strategies,Bringing data Professionals and application developers together, by Scott W. Ambler, Copyright 2002. UML Modeling Style Guidelines, http://www.modelingstyle.info/ Enterprise Unified Process (EUP), http://www.enterpriseunifiedprocess.info/ Project Management Instutute (PMI), http://www.pmi.org Meriç Merih Aykol, TBD i-dergi Kasım 2003 Tülin Ayaydın, TBD i-Dergi Aralık 2003 Cem Sefa Sütçü, TBD i-Dergi Aralık 2003
»Yazar: Levent Karadağ | 
Proje | Projeyonetim | Yazim: 4.6.2005 | Hit : 476 